Iedere chatbot belooft soortgelijke dingen: het digitaliseren én automatiseren van het rekruteringsproces. Maar voor dit artikel zijn we op zoek gegaan naar harde cijfers — en hebben we 4 cases verzameld. 

Wat kunnen chatbots doen?

Voor het rekruteren van nieuw personeel, kunnen chatbots voornamelijk menselijke dialogen imiteren. Ze worden ook wel ‘conversational agents’ of ‘conversational interface platforms’ genoemd. Chatbots voeren dan het eerste deel van de werving uit. Ze zijn verantwoordelijk voor de eentonige taken die de tijd van rekruteerders in beslag nemen en het HR-personeel in staat stellen dringendere, belangrijkere taken uit te voeren.

Aan HR-kant helpen chatbots HR-managers bij het werven van nieuw personeel, met behulp van kunstmatige intelligentie (AI), natuurlijke taalverwerking (NLP) en machine learning (ML). HR-managers gebruiken ze meestal wanneer ze een sollicitatie van een kandidaat ontvangen via een vacaturesite. Dan gaat een HR-bot de dialoog aan met de sollicitant. Ze zijn niet alleen in staat om kandidaten vragen te stellen over het werkverleden van de sollicitant, maar kunnen ook de capaciteiten van de kandidaat meten in overeenstemming met de verwachtingen van de baan.

Nadat ze de vrije slots hebben geïdentificeerd, kunnen ze ook interviews met kandidaten boeken die bij hen passen.

Een HR-bot kan jouw agenda bovendien raadplegen om te ontdekken op welke data je beschikbaar bent om sollicitatiegesprekken in te plannen. Nadat ze de vrije slots hebben geïdentificeerd, kunnen ze ook interviews met kandidaten boeken die bij hen passen. Vervolgens kunnen chatbots bepaalde vragen van jouw kandidaten of sollicitanten over de baan beantwoorden. Maar wat gebeurd er in de praktijk? We zetten vier cases op een rij.

Case 1: Objectivity en Alexander Mann Solutions 

Alexander Mann Solutions kreeg te maken met veel terugkerende vragen van kandidaten en het was voor recruiters een zeer tijdrovend proces om ze allemaal op tijd te beantwoorden. De extra uitdaging was dat vragen niet de eerste keer naar de juiste persoon werden doorgestuurd of dat de persoon niet beschikbaar was. Sollicitanten en klanten hebben de neiging om te bellen met soortgelijke verzoeken, vooral in de vroege stadia van het wervingsproces, waardoor werknemers betrokken raken en er veel repetitieve taken ontstaan. 

“Het belangrijkste doel was om een bot te leveren die een nieuwe gesprekservaring zou bieden ter ondersteuning van de kandidaten.”

Voor Alexander Mann Solutions de noodzaak om de responsiviteit, nauwkeurigheid en end-to-end-ervaring voor zowel sollicitanten als recruiters verbeteren. Dus besloot het bedrijf een samenwerking aan te gaan met IT-outsourcer Objectivity, die een chatbot als logische oplossing zag. “Het belangrijkste doel was om een bot te leveren die een nieuwe gesprekservaring zou bieden ter ondersteuning van de kandidaten”, stelt het bedrijf. “Het was niet onze bedoeling om een mens te vervangen, maar om werknemers te ondersteunen in hun rol.”

De resultaten: Het gebruik van de Objectivity-chatbot zorgde ervoor dat Alexander Mann Solutions haar time-to-hire verbeterde en de documentverwerking is 20 keer zo snel geworden.

Case 2: Kindly en Adecco

Om het juiste talent te vinden en vervolgens het juiste talentadvies te bieden, gebruikt Adecco tech om kandidaten te screenen. Om hun rekruteringsprocessen te stroomlijnen, kozen ze de wervingschatbot van Kindly, die wordt aangestuurd door Artificial Intelligence (AI) om met kandidaten in contact te komen, meer te weten te komen over hun persoonlijkheid én beslissingen te nemen over het al dan niet doorgeven van hun informatie aan hun klanten.

De AI-wervingschatbot van Kindly werkt als een motor die kwalificerende vragen ophaalt.

Voor Adecco was het vooral noodzakelijk om niet-gekwalificeerde kandidaten vroegtijdig uit de selectieprocedure te filteren, zodat de rekruteringsfunnel alleen werd gevuld met toptalent. De AI-wervingschatbot van Kindly werkt als een motor die kwalificerende vragen ophaalt, deze opslaat in het systeem van Adecco en de vragen vervolgens naar de sollicitanten stuurt. De kandidaten beantwoorden de vragen, die vervolgens weer verwerkt worden in het systeem. Gekwalificeerde sollicitanten gaan door naar de volgende fase, terwijl niet-gekwalificeerde sollicitanten worden afgewezen. 

De resultaten: Adecco zag een vermindering van 75% in het aantal live chat-vragen gericht aan hun HR- en klantenondersteuningsafdelingen. Het aantal telefonische vragen van zowel klanten als kandidaten werd met 50% verminderd.

Case 3: Paradox en US Xpress

US Xpress is één van de grootste asset-based truckloaders van Noord-Amerika, een industrie die al jaren kampt met een enorm chauffeurstekort. Reden voor de vrachtwagenindustrie-gigant om in 2020 de samenwerking aan te gaan met Paradox, vooral bekend van chatbot Olivia. US Xpress en Paradox werkten samen aan een unieke functie die gebruikmaakt van real-time personalisatie om direct een divers kader van AI-assistent-persona’s te presenteren aan chauffeurs die de vacaturesite van het bedrijf bezoeken of telefonisch solliciteren. In een fractie van een seconde personaliseert de technologie automatisch de AI-assistent voor elke bestuurder, gebruikmakend van geolocatie en demografische gegevens.

De resultaten: 35% van de interacties met kandidaten vindt plaats op avonden of in het weekend, wanneer kandidaten normaliter niet de mogelijkheid hebben om met een recruiter te communiceren. 38% van kandidaten die een gesprek aangaan met de AI-assistent worden uiteindelijk ook sollicitant.

Case 4: HireVue en Randstad

Voor Randstad vormt de talentdatabase de kern van haar missie om slimme mensen snel aan de juiste banen te koppelen. Het is voor de uitzender echter een uitdaging om ervoor te zorgen dat de database gevuld is met actuele gegevens en relaties op grote schaal te onderhouden. Maar dat was niet alles waar de Canadese vestiging van Randstad mee te kampen had. Nieuwe privacywetten die expliciete toestemming vereis(t)en maakten het nóg lastiger om de belofte van snelle talentmatches waar te maken.

Randstad speelde al vroeg in op een marketingautomatisering van een bestemmingspagina en formuliervelden om profielgegevens te verzamelen. Daardoor was een integratie met HireVue een logische stap, om zo op een moderne en schaalbare manier kandidaten aan zich te binden — voornamelijk door e-mail te combineren met een op natuurlijke taal-gebaseerde en meertalige chatbot.

De resultaten: Randstad ervoer een veel hoger betrokkenheidspercentage. Binnen 4 weken namen ze contact op met meer dan 1,6 miljoen profielen en ontdekten ze 12.500 nieuwe actieve werkzoekenden.

Fotocredit: Arthur Caranta via Flickr