Het gebruik van nieuwe rekruteringstechnologie valt of staat bij de implementatie. Hans Scheers ziet ieder jaar diverse implementaties van rekruteringstechnologie én daarmee ook wat er soms mis kan gaan. In dit artikel zetten we de 5 belangrijkste valkuilen op een rij.

Valkuil #1: Proces en koers onhelder

Scheers ondersteunt flexbedrijven bij het verbeteren van hun recruitment. Zijn dienstverlening varieert van het kiezen van de best passende (recruitment)technologie tot het inrichten, implementeren en verbeteren van het gebruik. Op Demo_Day Nederland 2023 nam Scheers de aanwezigen mee in de top-5 redenen waarom software implementaties mislukken en introduceerde hij een globaal plan van aanpak om de implementatie van rekruteringstech meer te stroomlijnen. 

“Als je implementeert, word je gedwongen om daar over na te denken, maar dan is het een beetje laat.”

Nadat hij in de zaal had gepeild hoeveel op zoek waren naar tooling – best veel – en hoe dan de verhouding ligt tussen een ATS en losse tooling bij die ‘zoektocht’ – ongeveer fifty-fifty – stelde hij als eerste valkuil: de bananenschil bij de introductie van nieuwe tech dat veel bedrijven hun werkwijze, hun strategie tevoren niet goed in kaart hebben gebracht. “Dat klinkt gek, maar het komt regelmatig voor dat proces en koers onhelder zijn. Als je implementeert, word je gedwongen om daar over na te denken, maar dan is het een beetje laat. Zoals Martijn Hemminga al zei: strategy first. Vervolgens kan je daar de juiste rekruteringstechnologie op laten aansluiten.”

Valkuil #2: Aansluiting systemen

Ook de aansluiting tussen systemen vraagt om aandacht. “Het is zelden zo dat je met één systeem je hele recruitment van A tot Z managet. Doorgaans heb je een ATS en andere tools. Als dat niet lekker op elkaar aansluit, loop je het risico dat het niet goed wordt gebruikt door je recruiters, omdat het demotiverend is. Ook als aanbieders zeggen, we hebben een api voor de communicatie tussen de systemen, werkt het niet altijd soepel. Kies voor systemen die zelf al die koppeling hebben gemaakt, of wees je bewust van de inspanningen die je moet verrichten om alles op elkaar te laten aansluiten.”

“Ook als aanbieders zeggen, we hebben een api voor de communicatie tussen de systemen, werkt het niet altijd soepel.”

Valkuil #3: Vuilnisbelt

Dit zien we minder bij corporates en vaker bij bureaus, stelt Scheers. “Het komt nogal eens voor dat een bureau een ATS aanschaft en komt van een situatie zonder systeem. Vervolgens worden gegevens geïmporteerd vanuit het backoffice-systeem, ook nog wat excelletjes. Omdat het zonde wordt gevonden om gegevens weg re gooien. Natuurlijk is dat zonde, maar ik kan je beloven, het is nog veel meer zonde als je een systeem niet gebruikt omdat het een troep is in je bestanden.”

“Wees streng met de gegevens die je mee laat komen in je systeem.”

“Als recruiters met een nieuw systeem gaan werken en ze erachter komen dat ze niet kunnen vinden wat ze zoeken, omdat de gegevens onvolledig, onjuist, niet actueel zijn, een vuilnisbelt dus, dan zullen ze stoppen met het gebruik ervan. Dan ben je verder van huis. Dus mijn tip is, wees streng met de gegevens die je mee laat komen in je systeem.”

Valkuil #4: De snoepwinkel

Scheers wees erop dat de deelnemers van het seminar tijdens Demo_Day ‘mooie dingen’ zien op de beursvloer. “Dat is goed, al dat snoepgoed, lekkers van technologie. Je wil alles hebben, uit enthousiasme over de nieuwe mogelijkheden. Maar als je je strategie niet op orde hebt en dan kom ik weer terug bij Hemminga, dan raak je verstrikt in het web van de snoepwinkel, de spiegeltjes en kraaltjes. Hou er oog op waarom je het doet, waarom je rekruteringstechnologie gaat aanschaffen. Het proces beter, sneller, efficiënter en leuker maken, dat is het diepere doel van de tech.”

Valkuil #5: Onvoldoende draagvlak

Misschien wel de allerbelangrijkste valkuil, stelde Scheers. “Op het moment dat de gebruikers niet meewillen, kun je nog zo’n mooi systeem hebben, maar de juiste gegevens komen er niet in en er wordt geen gebruik van gemaakt. Als er geen input is, omdat het systeem wordt genegeerd, heb je er niets aan. Betrek je gebruikers daarom tijdig bij het proces.”

Na deze ellende…

Na deze ‘ellende’, stelt Scheers, komen we bij hoe het beter kan. “Maak een stappenplan. Begin met inspiratie opdoen. Gefeliciteerd, dan ben je op de goede plek. Op Demo_Day-evenementen is veel technologie te zien. Vervolgens ga je  je eigen rekruteringsproces uitschrijven. Welke stappen ondernemen we: als er een klant komt, als er een vacature is, als je een sollicitatie of open sollicitatie binnenkrijgt? Wat doe je om een sollicitant succesvol te onboarden? Vanuit dat huidige proces ga je onderzoeken, met hetgeen je inspireert in je achterhoofd: hoe wil je dat het toekomstige proces in elkaar zit? Schrijf dat ook uit en maak daarvan een pakket van eisen en wensen voor de leveranciers van de technologie. Verdeel die eisen ook in must haves en nice to haves. Betrek vanaf dit moment ook de gebruikers erbij.”

“Begin met inspiratie opdoen. Gefeliciteerd, dan ben je op de goede plek.”

Longlist en shortlist

Vervolgens dient er een longlist te worden opgesteld van mogelijke leveranciers. “Zo’n 5 tot 10. Het landscape-overzicht van Recruitment Tech is daarbij een mooi hulpmiddel. Die leveranciers vraag je om informatie. Daarna maak je een shortlist, 3 tot 4 leveranciers, die je laat langskomen voor een demo, waarbij je ook de gebruikers betrekt. Zorg dan dat je focus houdt op je pakket van eisen. Dit is ook het moment om de kosten in kaart te brengen.”

“Het gaat niet alleen om die scores, je gevoel over de software telt ook, maar gebruik die scores wel.”

“Je kunt vervolgens je eisen en hun belang, weging, in een Excel-bestand brengen en daar een soort rekensom van maken. Het gaat niet alleen om die scores, je gevoel over de software telt ook, maar gebruik die scores wel. En na de keuze ga je het proces inrichten, implementeren. Na de succesvolle implementatie is het nog niet voorbij. Je blijft continue volgen of het systeem goed gebruikt wordt, waarna je kan finetunen.”