De wereld van rekrutering evolueert in een razend tempo, en moderne organisaties moeten hun wervingsprocessen aanpassen om relevant en concurrerend te blijven. Een essentieel onderdeel van deze transformatie is de implementatie van digitale rekruteringsoplossingen. Maar hoe kies je de juiste oplossing? In dit artikel deelt expert Hans Mangelschots de 5 belangrijkste stappen.

Stap 1: Duidelijke doelstellingen en strategische vraagstukken

Bij het overwegen van een digitale rekruteringsoplossing is het essentieel om te beginnen met duidelijke doelstellingen. Wat wil je bereiken met deze technologie? Efficiëntere werving? Verbeterde kandidaat-beleving? Versterking van jouw employer branding? Het definiëren van jouw doelen is de eerste stap naar het vinden van de juiste oplossing.

Als jij je richt op diversiteit en inclusie, moet je ervoor zorgen dat de oplossing tools biedt om jouw inspanningen op dit gebied te ondersteunen.

Belangrijk hierbij is om strategische vraagstukken te identificeren. Bijvoorbeeld, als jouw organisatie snel groeit, kan het vinden van een oplossing die schaalbaar is een strategische prioriteit zijn. Als jij je richt op diversiteit en inclusie, moet je ervoor zorgen dat de oplossing tools biedt om jouw inspanningen op dit gebied te ondersteunen.

Stap 2: Marktonderzoek en de juiste vragen

Voordat je je verdiept in specifieke oplossingen, is het van belang om grondig marktonderzoek te doen, of in een versneld tempo marktinformatie te vergaren door een externe consultant in te huren. Hierbij is het stellen van de juiste vragen van essentieel belang. Wat zijn de trends in digitale rekrutering? Welke oplossingen worden als leiders in de branche beschouwd? Wat zeggen andere organisaties in jouw sector over hun ervaringen met deze technologie?

Het is belangrijk om kritisch te zijn tijdens deze fase. Vraag specifiek naar de ervaringen van andere gebruikers en hoe de oplossing aan hun behoeften heeft voldaan. Informeer naar eventuele pijnpunten en uitdagingen die ze zijn tegengekomen. Hier zijn enkele strategische vragen die je kunt stellen:

Aan andere gebruikers:

• “Hoe heeft de implementatie van deze oplossing de wervingsprocessen veranderd?”
• “Heeft de oplossing geholpen bij het aantrekken van specifieke talenten die voorheen moeilijk te vinden waren?”
• “Kan men de prestaties van de wervingsinspanningen nu beter meten en analyseren?”

Aan de oplossing zelf:

• “Welke integratiemogelijkheden biedt de oplossing om te werken met andere HR-systemen (die we gebruiken)?”
• Moeten we rekening houden met het verwerven of aanwerven van nieuwe competenties? 
• Welk business-model wordt er gehanteerd voor het bepalen van de pricing?  

Stap 3: De partner-selectie matrix

Ik promoot het gebruik van een partner-selectie matrix. In deze matrix identificeer je de criteria die voor jouw organisatie van belang zijn. Dit kunnen onder meer de prijs, functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integratiemogelijkheden en ondersteuning zijn. Elk van deze criteria verdient een score.

Het voorkomt in ieder geval dat je je laat leiden door overtuigende verkooppraatjes zonder rekening te houden met wat echt belangrijk is voor jouw organisatie. (No offence, vrienden van de leveranciers.)

Het opstellen van de matrix helpt je om potentiële partners en hun feedback op jouw vraag op uniforme en objectieve wijze te beoordelen. Desgevallend kan je jouw vraag aanpassen aan het aanbod op basis van de gegeven feedback. Het voorkomt in ieder geval dat je je laat leiden door overtuigende verkooppraatjes zonder rekening te houden met wat echt belangrijk is voor jouw organisatie. (No offence, vrienden van de leveranciers.)

Stap 4: Demonstraties en proefperiode

Na een marktonderzoek en de eerste selectie van mogelijke partners, is het tijd om te experimenteren. Vraag om live demonstraties van de geselecteerde oplossingen om een dieper begrip te krijgen van hun functionaliteit en gebruiksgemak. Tijdens deze demonstraties is het belangrijk om gerichte vragen te stellen en mogelijke scenario’s te presenteren die voor jouw organisatie van belang zijn.

Overweeg ook om een proefperiode te starten met de topkandidaten. Dit zal je in staat stellen om de oplossing in de praktijk te testen en te zien hoe goed deze aansluit bij joúw rekruteringsbehoeften.

Bijvoorbeeld, vraag hoe de oplossing omgaat met kandidaat-volgsystemen, geautomatiseerde screening van cv’s, of het beheren van meerdere wervings-pijplijnen. Overweeg ook om een proefperiode te starten met de topkandidaten. Dit zal je in staat stellen om de oplossing in de praktijk te testen en te zien hoe goed deze aansluit bij joúw rekruteringsbehoeften.

Stap 5: Evaluatie, implementatie en de toekomst

Na het doorlopen van de voorgaande stappen is het tijd om jouw evaluatie te maken. Evalueer de resultaten van de proefperiode en de feedback van jouw team. Selecteer ten slotte de beste digitale rekruteringsoplossing die past bij jouw doelstellingen, criteria en behoeften.

De wereld van rekrutering blijft evolueren, en jouw digitale rekruteringsoplossing moet flexibel genoeg zijn om bij te blijven.

Implementatie is de volgende fase, en het is van cruciaal belang om jouw team goed voor te bereiden. Dit omvat training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat het team optimaal gebruik kan maken van de nieuwe technologie. Eenmaal geïmplementeerd, is het belangrijk om voortdurend te evalueren en aan te passen aan veranderende behoeften. De wereld van rekrutering blijft evolueren, en jouw digitale rekruteringsoplossing moet flexibel genoeg zijn om bij te blijven.

Tot slot is change- en stakeholdermanagement aan te bevelen tijdens het doorlopen van alle stappen. Het heeft een meerwaarde door de communicatie te stroomlijnen en de betrokkenheid hoog te houden tijdens de transformatie (en de snelheid ervan te bepalen).

Veelvoorkomende Fouten

Het vinden en aanschaffen van de juiste digitale rekruteringsoplossing is een strategische en cruciale stap voor moderne organisaties. Door de juiste vragen te stellen, strategische vraagstukken aan te pakken, en kritisch te zijn in het evaluatieproces, kun je een oplossing vinden die aansluit bij jouw doelen en duurzaam succes in rekrutering garandeert. Tot slot, laten we alvast enkele veelgemaakte fouten benadrukken die je moet vermijden:

1. Het negeren van de behoeften van jouw specifieke organisatie en rekruteringsdoelstellingen.
2. Blindelings vertrouwen op verkooppraatjes zonder kritische vragen te stellen.
3. Onvoldoende betrokkenheid van het team dat de oplossing zal gebruiken.
4. Het negeren van integratiemogelijkheden met bestaande HR-systemen.
5. Het kiezen van een oplossing die niet schaalbaar is voor toekomstige groei.