Talent pools worden tegenwoordig in een schaarse markt ingezet om een breder beeld te creëren van het talent dat in de toekomst eventueel beschikbaar is voor openstaande functies. Maar welke rol kan technologie daarin precies spelen?

Terug naar 2020… 

We gaan even terug naar maart 2020. Nu, inmiddels zo’n vier jaar geleden dat de wereld in één keer tot stilstand kwam door het coronavirus. Economische onzekerheden volgde én daarmee opkomende technologieën, die beloofden het aanwervingsproces ‘voor altijd te veranderen’. Reden voor McKinsey om in dezelfde maand al vooruit te blikken én kansen te formuleren. ‘Hoe kunnen organisaties zich beter voorbereiden op wat gaat komen?’, zo vroegen Megan McConnell en Bill Schaninger van het consultancybureau zich af. ‘De belangrijkste stap is een verandering in de manier waarop zij naar hun talentaanbod kijken.’

Talent pooling

Enter talent pools. In de eenvoudigste betekenis is een talent pool een database van potentiële sollicitanten. De werknemers in de database zijn doorgaans hooggekwalificeerd en hebben eerder, in welke vorm dan ook, interesse getoond om zich bij jouw organisatie aan te sluiten. Terwijl talent pooling inderdaad een oorsprong vond voor kandidaten die misschien nét niet goed genoeg waren, wordt het tegenwoordig in een schaarse markt júist ingezet om een breder beeld te creëren van het talent dat in de toekomst eventueel beschikbaar is.

Denk ook aan intern talent, dat over enkele maanden of jaren misschien wel rijp is voor een nieuwe uitdaging.

De pool wordt dus opgebouwd uit álle vormen talent dat in de toekomst mogelijk in aanmerking komt voor een functie. Zowel actieve als passieve werkzoekenden. Of talent dat misschien wel héél geschikt is, maar waar op dit moment nog geen juiste functie bij past. Of studenten, die over enkele jaren de arbeidsmarkt zullen betreden. Maar ook intern talent, dat over enkele maanden of jaren misschien wel rijp is voor een nieuwe uitdaging. 

Excel of een ATS?

De database met ál die kandidaten kan uiteraard in Excel bijgehouden worden — maar kan nog slimmer in een Applicant Tracking System (ATS). Zo’n systeem speelt een cruciale rol bij zowel de aanwerving als de voortdurende ontwikkeling van een talent pool. Een ATS biedt een gecentraliseerde database voor kandidaatgegevens, wat de noodzaak voor papieren dossiers en meerdere spreadsheets (gelukkig) wegneemt. 

Een ATS biedt een gecentraliseerde database voor kandidaatgegevens, wat de noodzaak voor papieren dossiers en meerdere spreadsheets (gelukkig) wegneemt.

Dit systeem maakt het bovendien mogelijk om vacatures efficiënt op meerdere jobboards en sociale mediaplatformen te plaatsen, een breder publiek te bereiken, en tegelijkertijd het screeningproces van kandidaten te automatiseren. Door het gebruik van geautomatiseerde communicatie houden rekruteerders kandidaten gemakkelijk op de hoogte, terwijl samenwerkingsfuncties binnen het ATS teamleden toelaten om beoordelingen en notities te delen, wat leidt tot een grondiger evaluatieproces.

Blijf in contact met kandidaten

De makkelijkste tip: blijf in contact met kandidaten die het net niet werden. Je weet nooit wanneer talent dat je bijna had aangenomen weer boven komt drijven als situaties veranderen. Het loont om kandidaten warm te houden, zelfs als je de rol al met iemand anders hebt ingevuld. Misschien vertrekt die nieuwe aanwerving vroegtijdig of komt er een andere vacature vrij. In dat geval ben je blij met een gekwalificeerde kandidaat.

Misschien vertrekt die nieuwe aanwerving vroegtijdig of komt er een andere vacature vrij. In dat geval ben je blij met een gekwalificeerde kandidaat.

Houd álle gegevens up-to-date

Zelfs de beste informatie kan over de datum geraken. Zorg er dus voor dat je database áltijd actueel is. Dit houdt in dat je regelmatig checkt of de contactgegevens, werkervaring én vaardigheden van de kandidaten nog kloppen. Een verouderde database kan leiden tot inefficiënte communicatie en gemiste kansen.

Veel ATS’en bieden de mogelijkheid om kandidaten uit te nodigen hun profiel bij te werken, dat is een win-win.

Maak gebruik van technologie om dit proces te automatiseren. Veel ATS’en bieden de mogelijkheid om kandidaten uit te nodigen hun profiel bij te werken, dat is een win-win. Zij blijven zichtbaar voor toekomstige kansen, terwijl jouw organisatie toegang heeft tot de meest recente informatie.

Blijf de talent pool benaderen met relevante informatie  

Wanneer je direct betrokken blijft bij je talent pool, vergroot dit niet alleen de kans dat je snel kunt handelen wanneer een geschikte vacature zich voordoet, maar versterkt het ook de relatie tussen potentiële werknemers en je organisatie. Het consequent benaderen van je talent pool met relevante informatie, zoals updates over het bedrijf, nieuwe vacatures, en branche-inzichten, zorgt ervoor dat je top-of-mind blijft bij potentieel talent. Dit kan uiteindelijk leiden tot een grotere betrokkenheid en interesse vanuit de talent pool wanneer je daadwerkelijk iemand nodig hebt.

Denk aan gepersonaliseerde e-mailcampagnes, sociale media interacties en zelfs het gebruik van chatbots voor directe vragen en updates.

Hierbij kun je ook slimme technologische oplossingen inzetten, om zo de engagement en communicatie met je talent pool te verbeteren. Denk aan gepersonaliseerde e-mailcampagnes, sociale media interacties en zelfs het gebruik van chatbots voor directe vragen en updates. Deze tools kunnen het proces van het onderhouden van relaties automatiseren en tegelijkertijd een persoonlijke touch behouden door content op maat aan te bieden.

Technologie: zegen én vloek?

Terwijl technologie onmiskenbaar voordelen biedt in het proces van talent pooling, zijn er ook kritische kanttekeningen. De afhankelijkheid van technologische systemen kan het persoonlijke aspect van recruitment verminderen. Een ATS kan dan wel efficiëntie en organisatie brengen, maar het is belangrijk om de menselijke connectie niet uit het oog te verliezen. Persoonlijke interacties, zoals een telefoongesprek of een face-to-face gesprek, kunnen nuances en eigenschappen van een kandidaat onthullen die misschien niet uit een digitaal profiel blijken.

Een ATS kan dan wel efficiëntie en organisatie brengen, maar het is belangrijk om de menselijke connectie niet uit het oog te verliezen.

Denk aan de AVG

Tenslotte brengt de inzet van technologie privacy- en beveiligingsrisico’s met zich mee. Je moet zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens. Je bent verplicht je te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG’s) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de set maximaal één jaar bewaren.

Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je formulieren en correspondentie over de sollicitatie maximaal één jaar bewaren.