Nestlé is één van de bekendste merken ter wereld. Maar populair zijn kan leiden tot een extreme hoeveelheid kandidaten. Lisa Scales, Head of Talent Acquisition voor Nestlé in het Verenigd Koninkrijk en Ierland, vertelt waarom het bedrijf koos voor Olivia van Paradox om 18.000 interviews met kandidaten in te plannen en af te ronden. ‘Een levensveranderende ervaring voor recruiters met hoge volumes’.
308.000 mensen in dienst
Van Nescafé tot Pellegrino-water. Van Maggi tot KitKat. De kans dat je vandaag een Nestlé-merk bent tegenkomen is groot. Nestlé is actief in meer dan 190 landen en heeft een portfolio van meer dan 2.000 merken, waaronder bekende namen als Nescafé, KitKat en Gerber. De organisatie is verdeeld in drie belangrijke bedrijfsonderdelen: Nestlé Waters, Nestlé Nutrition en Nestlé Health Science. Wereldwijd heeft Nestlé ongeveer 308.000 mensen in dienst. En in de afgelopen jaren is het personeelsbestand van het bedrijf gestaag gegroeid, met een toename van ongeveer 2% van 2019 tot 2020.
‘Het is nog nooit zo makkelijk geweest om mensen te vinden’
Terwijl veel organisaties worstelen met schaarste aan talent, is dat niet per se de discussie die op het hoofdkantoor van Nestlé wordt gevoerd. “Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om mensen te vinden”, vertelde Lisa Scales, Hoofd Talentacquisitie voor Nestlé in het Verenigd Koninkrijk en Ierland, tijdens Unleash World 2022 in Parijs. Voordat ze bij Nestlé kwam, heeft Scales jarenlang ervaring opgedaan aan zowel leveranciers- als bureauzijde. Tien jaar gleden was Scales een van de mede-oprichters van Britste ATS-leverancier Tribepad.
“98% van onze consumenten zijn potentiële kandidaten.”
“Nestlé’s werkenbij-site wordt gemiddeld meer dan 8,7 miljoen keer per jaar bezocht door werkzoekenden”, aldus Scales. “Kandidaten zijn altijd op zoek naar meer informatie over Nestlé als werkgever en naar vacatures. 98% van onze consumenten zijn potentiële kandidaten. Mensen vinden is dus nooit ons probleem geweest. Onze uitdaging ligt in het engageren van mensen die betrokken willen worden.”
52 full-time planners
Scales constateert een algemene soort ‘spanning’ in de rekruteringswereld. “We verwachten dat kandidaten door allerlei hoepels springen, maar we maken het niet gemakkelijk voor ze. Ook al hebben ze genoeg platforms om werk te vinden”, zegt ze. “Maar aan de andere kant denk ik dat we ons niet genoeg concentreren op de ervaring van de recruiter. Dat is de spil, waar alles om draait. Als je een recruiter opleidt, een briljante set aan tools geeft en tijd om alles uit te zoeken, dan is het altijd beter voor iedereen. Voor wervingsmanagers, voor kandidaten en voor het bedrijf.”
“We zagen dat onze wereldwijde wervingsteams meer dan 8.000 uur per maand besteedden aan het plannen en herplannen van gesprekken.”
Maar in de praktijk ziet Scales dat recruiters zich niet genoeg kunnen concentreren op hun werk — en te veel tijd besteden aan generieke administratie-taken. “Zo zagen we dat onze wereldwijde rekruteringsteams meer dan 8.000 uur per maand besteedden aan het inplannen en opnieuw inplannen van interviews. Ze waren eindeloos bezig met agendas synchroniseren en kandidaten herinneren aan de afspraak. Dat is enorm transactioneel werk. Als we dat over een heel jaar doortrekken, is dat de equivalent van 52 mensen die full-time interviews zitten in te plannen. Dat voegt niks toe aan de ervaring van de kandidaat.”
Grote kans
Scales en Nestlé zagen een enorme kans om de administratieve ballast van recruiters te ontnemen. Het global team van Nestlé is vervolgens op marktonderzoek uitgegaan — en trof Paradox’s AI-aangestuurde tool Olivia. Het global team keek naar de markt om hen te helpen met de tijd die ze aan planning besteedden, en vond Paradox’s Olivia. “Vanuit ons perspectief is het briljant”, zegt Scales. “We wilden dat Olivia dat de-facto helpdesk zou worden voor elke vraag over Nestlé. We hebben geanalyseerd wat mensen wilden weten — en dat gaat echt alle kanten op. Bezoekers willen van alles weten, over onze producten en over onze organisatie.”
“We wilden dat Olivia dat de-facto helpdesk zou worden voor elke vraag over Nestlé.”
Behoefte creëren en voorlichting geven
Het beantwoorden van vragen van geïnteresseerden en potentiële werknemers helpt, maar loste het hoofdprobleem niet op. “Dat is waar de planningscapaciteiten van Olivia om de hoek komen kijken. De tool werkt op zo’n manier dat bezoekers zelf het initiatief kunnen nemen en iets kunnen plannen. En op die manier dus zelf kunnen kiezen wanneer zij geïnterviewd willen worden, uiteraard binnen een aantal parameters. Maar ik was toch best sceptisch”, gaf Scales toe.
“Je moet de behoefte creëren en voorlichting geven voordat je zegt: gebruik dat hulpmiddel, het staat op je bureaublad.”
Vanuit die sceptische houding ging Nestlé de tool eerst testen in China, de Filippijnen en Zwitserland. “Het zijn allemaal markten met verschillende gedragingen en volumes. Het was belangrijk voor ons om het zone-overschrijdend te testen — en van die perspectieven te leren. De complexiteit zit hem in het organiseren van een interviewplatform in verschillende tijdzones. We hebben onze teams geïnstrueerd en opgeleid om het écht eenvoudig te maken. Je moet de behoefte creëren en voorlichting geven voordat je zegt: gebruik dat hulpmiddel, het staat op je bureaublad.”
‘Een levensveranderende ervaring’
Maar Scales en Nestlé zagen al snel positieve resultaten uit alle hoeken. “Toen de teams de implementatie doorliepen, zagen we al snel dat het een soort revolutie zou worden voor de manier waarop we ons werk doen. Het is een levensveranderende ervaring geworden voor recruiters die grote volumes moeten werven, die anders uren per week bezig zijn om interviews in te plannen. Of je nu één recruiter hebt of een team vanduizend, het maakt eigenlijk niet uit. Want het bespaart die individuele recruiter enorm veel tijd.”
“We zagen we al snel dat het een soort revolutie zou worden voor de manier waarop we ons werk doen.”
Dan de resultaten. Scales meldt dat Paradox’s Olivia in totaal 18.000 interviews heeft gepland en afgerond met ‘minimale of géén tussenkomst van een recruiter’. “Olivia had 715.000 interacties en beantwoordde 1,5 miljoen vragen. Door interacties met Olivia werden 430.000 rollen gevonden. Dat pakte ook nog eens goed uit voor onze kandidaattevredenheid. In 2021 steeg onze NPS (Net Promoter Score) met 5 punten ten opzichte van het jaar daarvoor. Dat is geen enorme verbetering, maar wel een hele mooie bijvangst.”
Meer weten over Olivia?
Recruitment Tech sprak met Tom Trewick, Client Success Manager Paradox, voor een video-interview. “Als je iets bedenkt dat geautomatiseerd zou kunnen en moeten worden, dan kan Olivia die taak overnemen. Dat maakt dat recruiters vrijer zijn om gesprekken te voeren en elders in het wervingsproces proactiever te zijn.”
