Tooltjes genoeg. En ze beloven allemaal soortgelijke resultaten: een sneller en efficiënter rekruteringsproces, terwijl recruiters zich weer meer mogen buigen over het werk dat hen gelukkig maakt: het persoonlijke contact met kandidaten. Kortom: minder administratie, meer mensenwerk. Maar waar baseer je dan de keuze op? Voor wie keuzestress heeft: vijf dingen om rekening mee te houden. 

1. Functionaliteit en aanpassingsvermogen

Eén van de eerste dingen waar je op moet letten bij het kiezen van een rekruteringstool is de functionaliteit. Of het om een volledige platformtechnologie gaat of een standalone tool: je moet ervoor zorgen dat de tool alle essentiële functies biedt die je nodig hebt. Maak dus een lijst met waar de tool ten minste aan moet voldoen. Moet hij vacatures beheren, kandidaten screenen, interviews plannen of all of the above? Zorg dat je dus duidelijk hebt waarom je een tool nodig hebt. Het is (te) makkelijk om door alle opties en verkooppraatjes verleid te raken — en je blij te kopen met tooling. 

Kan het bijvoorbeeld worden geïntegreerd met je bestaande HR-systemen? Past het binnen jouw merkidentiteit? Dat zijn allemaal dingen om op te letten.

Daarnaast is het aanpassingsvermogen van de tool ook van groot belang. We zagen in 2020 de noodzaak voor bedrijven om snel te kunnen pivoten. Maar die flexibiliteit geldt niet alleen voor de functies, maar júist ook voor alles wat je wellicht in het verleden hebt aangekocht aan tooling. Kan het bijvoorbeeld worden geïntegreerd met je bestaande HR-systemen? Past het binnen jouw merkidentiteit? Dat zijn allemaal dingen om op te letten. 

2. Denk aan het gebruiksgemak van de eindgebruiker

Leuk, die nieuwe tool, maar als ze door de eindgebruikers niet fatsoenlijk gebruikt kunnen worden, heb je er als organisatie alsnog niets aan. Je hebt een tool nodig die makkelijk te gebruiken is door recruiters. Neem de recruiters dus vóór de aankoop al mee. Laat ze met demo’s testen en zorg ervoor dat je ze in het hele proces betrekt. Je hebt immers niks aan een tool die fantastisch gebruikt kan worden door ICT’ers, maar waar recruiters dírect hoofdpijn van krijgen. 

Een vuistregel aan zijn: koop nooit zomaar tooling zónder een extensieve proefperiode of een demo. Zo kun je de tool zelf uitproberen en zien of het gemakkelijk is om ermee te werken voordat je een definitieve beslissing neemt.

3. Integraties, integraties, integraties

Integraties: nee, het is geen sexy begrip, maar wel een strict noodzakelijke in de wondere wereld van rekruteringstechnologie. Onderzoek nauwkeurig welke integratiemogelijkheden de rekruteringstool biedt. Werkt het naadloos samen met andere software en systemen die je al gebruikt? Een goede integratie kan ervoor zorgen dat gegevens probleemloos worden uitgewisseld tussen verschillende platforms, waardoor het wervingsproces efficiënter wordt. En vice-versa: inefficiencies komen om de hoek kijken wanneer de tool niet fatsoenlijk geïntegreerd kan worden.

4. De technische ondersteuning

Je hoort geregeld: kies niet voor de functionaliteit, maar voor de leverancier. En dat is met goede reden. Een goede technische ondersteuning is essentieel voor het oplossen van eventuele problemen of vragen die kunnen ontstaan tijdens het gebruik van de tool. Zorg ervoor dat de leverancier betrouwbaar is en een responsieve klantenservice heeft om je te helpen bij eventuele technische uitdagingen. Terwijl je in de demofase de functionaliteiten test; gebruik diezelfde periode om de technische ondersteuning van een leverancier te testen. 

5. Is de tool wel AVG-proof?

Tooling  verzamelt en verwerkt gevoelige persoonlijke gegevens van kandidaten, en het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze gegevens veilig worden bewaard. Al is een tool nóg zo fantastisch, als hij op (of over) het randje van wetgeving opereert, dan moet je jezelf afvragen of het ethisch verantwoord is om dat soort technologie te gebruiken. Controleer dus of de rekruteringstool voldoet aan de vereiste beveiligingsnormen, zoals gegevensversleuteling, toegangsbeheer en naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).