Een ATS (Applicant Tracking System) stelt bedrijven in staat om sollicitanten efficiënter te volgen én het wervingsproces te stroomlijnen. Het selecteren van het juiste ATS is echter geen eenvoudige taak, gezien alle beschikbare opties. Dit zijn zes belangrijke overwegingen om je te helpen bij de keuze voor een ATS.

Wat is een ATS?

Een rekruteringssysteem, ook wel ATS (applicant tracking system) genoemd, is een softwareapplicatie die helpt om jouw werving & selectie efficiënter en effectiever te maken. Een ATS stroomlijnt jouw wervingsproces door vacatures, sollicitaties en kandidaten centraal te beheren. Dit bespaart tijd en verbetert de efficiëntie. Geavanceerde filters en matchingtechnologie helpen je om de beste kandidaten te vinden.

Een ATS stroomlijnt jouw wervingsproces door vacatures, sollicitaties en kandidaten centraal te beheren.

Een prettige sollicitatie-ervaring verbetert vervolgens de candidate experience van degenen die bij jouw bedrijf solliciteren. Jouw employer branding wordt versterkt door jouw rekruteringssysteem te presenteren als een professionele en moderne werkgever. Kortom, een rekruteringssysteem is een waardevolle investering die jouw wervingsproces optimaliseert én je employer branding versterkt.

1. Doel én behoeften van je organisatie

Voordat je begint met het evalueren van verschillende ATS-opties, is het van belang dat je duidelijk definieert wat jouw organisatie eigenlijk nodig heeft. Stel een lijst op van de belangrijkste functies en functionaliteiten die je verwacht van een ATS. Overweeg zaken als het volume van sollicitaties, het aantal gebruikers, integratiemogelijkheden met andere systemen en budgettaire beperkingen. Dan heb je een leidraad te pakken voor jouw keuze.

Een middelgroot bedrijf dat bijvoorbeeld jaarlijks honderden sollicitaties ontvangt, heeft wellicht behoefte aan een systeem dat geautomatiseerde screenings biedt en eenvoudig kan integreren met bestaande HR-systemen.

2. Gebruiksvriendelijkheid

Het is vervolgens van belang dat je het ATS test op gebruikersvriendelijkheid. Kunnen de eindgebruikers – vaak recruiters en aanwervingsmanagers – intuïtief met het systeem omgaan? Ga vóórdat je een contract afsluit altijd eerst aan de slag met een demoversie, zodat je kunt testen of de interface voor jou en jouw team werkt.

Bij een grote multinational waar verschillende teams wereldwijd samenwerken, is een gebruiksvriendelijke interface cruciaal om het rekruteringsproces soepel te laten verlopen.

3. Functionaliteiten

Verschillende ATS-systemen bieden een scala aan functies: van basisfuncties voor het bijhouden van simpele kandidaatsgegevens tot geavanceerde mogelijkheden, zoals geautomatiseerde screenings, rapportages en analytics. Bepaal wederom welke elementen must-haves zijn en welke tools wellicht overbodig zijn. Alle tools zijn even interessant, maar beperk je, vooral in het begin, omdat je anders jezelf overspoelt met technologische mogelijkheden.

Ook al zijn sommige functionaliteiten nog zo mooi, laat je niet verleiden tot het shiny object syndrome. 

Een start-up met een klein team heeft waarschijnlijk meer baat bij een eenvoudig systeem dat hen helpt met basisfunctionaliteiten, in plaats van een uitgebreid pakket met geavanceerde analytics die ze niet direct nodig hebben. Ook al zijn sommige functionaliteiten nog zo mooi, laat je niet verleiden tot het shiny object syndrome. 

4. Flexibiliteit en integratie

Een ATS moet kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Bovendien moet het naadloos kunnen integreren met andere HR- en wervingshulpmiddelen die je momenteel gebruikt of in de toekomst wilt implementeren. Dit kan variëren van integratie met je website en sociale media tot je payroll- en onboarding-systemen. Een groot bedrijf dat actief is in meerdere sectoren, zoals retail en technologie, moet een ATS hebben dat kan integreren met verschillende andere platforms die elk hun eigen specifieke functies hebben. Dan geldt de regel: hoe meer je in één systeem kwijt kunt, hoe beter.

5. Ondersteuning en training

Als je een ATS test op technische capaciteiten, dan scoren de meeste hoog. Ook interfaces zijn voorzien van voldoende aandacht, zodat gebruikers er goed mee aan de slag kunnen. Maar het laatste ding om áltijd rekening mee te houden: word je door de leverancier behandeld als partner, of als afnemer?

Dit traject bepaalt uiteindelijk hoe succesvol je kunt zijn met een ATS: zorg dat je jouw leverancier test op ondersteuning en eventuele training voor je medewerkers. Een bedrijf dat bijvoorbeeld snel groeit en nieuwe vestigingen opent, heeft wellicht extra ondersteuning en training nodig om ervoor te zorgen dat alle HR-teams efficiënt met het nieuwe systeem kunnen werken.

6. Denk aan de meertaligheid

Voor een taalgebied als België geldt dat een succesvolle rekruteringsstrategie begint met het selecteren van een ATS dat meertalige ondersteuning biedt, waaronder Frans, Nederlands, Duits en Engels. Dit systeem moet sollicitatiedocumenten in deze talen kunnen verwerken en analyseren, zodat zowel kandidaten als rekruteerders in hun voorkeurstaal kunnen werken. Rekruteerders moeten vacatureteksten in meerdere talen voorbereiden en een geavanceerd ATS moet kandidaten automatisch naar formulieren in hun voorkeurstaal leiden.

Technologische hulpmiddelen zoals vertaaltools en lokalisatiesoftware helpen bij het vertalen en lokaliseren van sollicitatiedocumenten

Het rekruteringsteam moet bekwaam zijn in verschillende talen en culturele nuances begrijpen; taalcursussen en culturele trainingen kunnen hierbij ondersteunen. Technologische hulpmiddelen zoals vertaaltools en lokalisatiesoftware helpen bij het vertalen en lokaliseren van sollicitatiedocumenten, maar menselijke controle blijft cruciaal voor kwaliteitsborging.