Terugkerende, vaak saaie, taken in het rekruteringsproces vormen al snel een probleem. Een oplossing is om deze taken te automatiseren. Maar wat is nu precies recruitment automation? En waarom is het handig om het rekruteringsproces te automatiseren?

Recruitment automation

Automation betekent letterlijk automatisering. Recruitment automation heeft dan ook betrekking tot het automatisering van alles wat te maken heeft met rekrutering. Automatisering is mogelijk in het rekruteringsproces zelf, maar ook in klantenwerving of het marketingproces van een rekruteringsbureau.

Recruitment automation is aan een opmars bezig. Uit de Recruitment Tech Survey 2021, uitgevoerd bij 400 professionals, blijkt dat gemiddeld 35% van het rekruteringsproces geautomatiseerd is. De deelnemers gaven ook aan dat in het komende jaar maar liefst 46% van het rekruteringsproces geautomatiseerd wordt, een stijging van 10%.

Waarom is recruitment automation handig?

Het rekruteringsproces bestaat uit verschillende stappen: het uitschrijven van een vacature, het ontvangen van sollicitaties, het screenen van CV’s, geschikte kandidaten doorgeven naar de betreffende managers en het opstarten van interviews. Dit hele proces bevat een hoop standaard e-mails, het uitprinten van verschillende papieren om dan met sticky notes aantekeningen aan te brengen en hoogstwaarschijnlijk verschillende telefoontjes naar de HR-afdeling.

Door recruitment automation in te zetten kunnen herhalende taken zoals het versturen van standaard e-mails overgelaten worden aan software, zodat recruiters zich opnieuw meer kunnen bezighouden met het menselijke aspect van de job. Het optimaliseren van het rekruteringsproces en het verbeteren van de candidate experience zijn de voornaamste drijfveren voor het inzetten van recruitment automation.

10 voorbeelden van automatisatie

Hieronder tref je 10 voorbeelden aan van automatisatie in het kader van rekrutering.

[1] Het creëren van een vacature

Door het schrijven van een vacature te automatiseren, is het niet meer nodig om in het archief te duiken voor de meest recente versie van een vacature of om dezelfde vacaturetekst steeds opnieuw te schrijven. Door vooraf een bibliotheek aan te maken met relevante teksten, is het mogelijk om nadien via software een volledige vacaturetekst automatisch op te stellen.

[2] Plaatsen van vacaturetekst op verschillende jobboards

Ook het plaatsen van een vacaturetekst kan geautomatiseerd worden. Jobboards hebben vaak hun eigen format en eisen, wat het een tijdrovende taak maakt om deze allemaal handmatig in te vullen. Met de juiste software is het echter mogelijk om deze automatisch in te vullen, rechtstreeks vanuit de vacaturetekst.

[3] Versturen van een bevestigingsbericht naar kandidaten

In het rekruteringsproces is de candidate experience belangrijk. Wanneer een kandidaat een sollicitatie indient is het altijd fijn om een kort berichtje te krijgen dat hun sollicitatie goed ontvangen is en eventueel ook een aanbeveling te doen naar andere vacatures die nog openstaan en misschien van toepassing kunnen zijn voor het profiel van de sollicitant. Ook dit soort standaard e-mails is makkelijk te automatiseren.

[4] Het uitvoeren van een pre-screening

Het pre-screenen van kandidaten kan het hele rekruterinsproces een stuk gemakkelijker laten verlopen. Een pre-screening heeft als doel om het kaf van de koren te scheiden. Vooraf vastgelegde eisen zoals in het bezit zijn van een rijbewijs of het recht te hebben in een bepaald land te mogen werken, kunnen meteen ongeschikte kandidaten uit het verdere proces weren. Verder kan een automatische pre-screening de geschikte kandidaten ranken van uiterst geschikt naar minder geschikt om zo direct op de beste kandidaten in te zoomen.

[5] Het doorlezen van CV’s

De zoektocht naar de geschikte kandidaat verloopt niet enkel via binnenkomende sollicitaties, maar ook via het actief headhunten van geschikte profielen. Het vinden van die geschikte profielen kan echter tijdrovend zijn. Het opbouwen van een goede databank, inclusief automatiseringssoftware, kan deze zoektocht aanzienlijk eenvoudiger maken. Geavanceerde ATS’s hebben vaak een functie om verschillende jobvereisten te matchen met kandidaten uit de database en kunnen zo automatisch geschikte kandidaten voorstellen.

[6] Het inplannen van een interview

>Het inplannen van een interview kan erg tijdrovend zijn. Verschillende agenda’s dienen naast elkaar gelegd te worden in de hoop om toch ergens een uurtje te vinden dat iedereen beschikbaar is. Daarna moet deze tijd ook nog voorgesteld worden aan de kandidaat. Met behulp van automatisatie kunnen managers en recruiters vooraf enkele tijdstippen vastleggen en kan de kandidaat daarna zelf kiezen welk moment hem het beste past. Zo is het niet meer nodig om verschillende keren heen en weer te mailen.

[7] Het uitsturen van reminders voor een interview

Het uitsturen van reminders kan eenvoudigweg geautomatiseerd worden zodat het niet nodig is om zelf een persoonlijke e-mail te versturen. Geautomatiseerde reminders kunnen zowel naar de kandidaat in kwestie verstuurd worden, als naar de personen binnen het bedrijf die betrokken zijn bij het aanwervingsproces.

[8] Het uitsturen van updates naar de kandidaten

Kandidaten zijn vaak, terecht, benieuwd naar hun status tijdens het rekruteringsproces. Een automatische status update naar de kandidaat kan vele telefoontjes en e-mails voorkomen. Deze automatische updates kunnen zowel dienen als afwijzing of als uitnodiging voor een volgende fase in het rekruteringsproces.

[9] Onboarding

Nadat een geschikte kandidaat is gevonden en deze de aangeboden job heeft aangenomen, volgt een hele hoop papierwerk. Tegelijk vindt een overgang plaats van recruiter naar HR. Automatisatie kan helpen bij het verzamelen van dit papierwerk, alsook met de overdracht naar HR. Op deze manier wordt het risico op miscommunicatie geminimaliseerd en worden alle papieren op tijd in orde gebracht.

[10] Het uitvoeren van check-ins en follow-ups met klanten

Als bureaurecruiter is niet enkel het rekruteringsproces belangrijk, maar ook klantenwerving en marketing. Een manier om een goede relatie te onderhouden met bestaande klanten is door maandelijks een check-in te sturen. Zulke standaard e-mails zijn tijdrovend, maar gelukkig ook perfect automatiseerbaar.

Het versturen van follow-ups naar potentiële klanten met de vraag hoe het zit met hun aanwervingsbehoefte valt ook onder deze categorie. Op deze manier is het mogelijk om nieuwe leads te genereren zonder al te veel tijd te verliezen bij het verzenden van vele e-mails.

Must

Recruitment automation is een must voor iedereen die het rekruteringsproces wenst te optimaliseren en de candidate experience wil verbeteren. Dankzij automatisatie van herhalende taken krijgen recruiters opnieuw tijd om zich bezig te houden met het menselijke aspect van de job. Automatisering kan op veel verschillende manieren, denk maar aan het creëren en posten van vacatures, het uitsturen van standaard e-mails of het vereenvoudigen van het onboardingproces.