E-mail is een populaire manier om als rekruteerder in contact te komen met je kandidaten. Maar hoe kan je ervoor zorgen dat de kandidaten je mail ook effectief bekijken? In dit artikel geven we je enkele handige tips om je rekrutering via e-mail efficiënter te maken.

1. Het onderwerp is belangrijk

Zorg er altijd voor dat je in het onderwerpveld duidelijk aangeeft waarover de mail gaat. Zo vermijd je dat er misverstanden of foute interpretaties ontstaan. Je kan hier alle kanten mee uit: probeer eens een wat langer of juist een korter onderwerp, voeg een naam toe, enz.

2. Wees persoonlijk

Met een concreet, uitnodigend onderwerp is de kandidaat al meer geneigd om je mail te openen. Nu je de aandacht van je kandidaat hebt getrokken, moet je ervoor zorgen dat hij of zij ook effectief op je mail zal reageren. Dat kan door hem of haar persoonlijk aan te spreken. Zoek, bijvoorbeeld op LinkedIn, naar interessante zaken over deze persoon. Zo geef je aan dat je kostbare tijd hebt besteed aan het zoeken naar informatie over deze persoon. Die voelt zich daardoor persoonlijk aangesproken en zal meer geneigd zijn om te reageren.

Probeer bij het schrijven van je mail op natuurlijke wijze te communiceren. Schrijf in eerste instantie als een persoon, in tweede als rekruteerder. Hanteer daarbij een normale toon en vermijd formele uitdrukkingen. Plaats jezelf in de schoenen van de kandidaat: ‘Als ik zo’n mail zou krijgen, hoe zou ik dan aangeschreven willen worden?’.

3. Vermijd te veel informatie

Volgens Newton is het opnemen van extreem veel informatie in je e-mail een van de meest gemaakte fouten. Rekruteerders gaan ervan ui dat kandidaten vlugger zullen reageren als ze allerhande informatie krijgen aangeboden: taken, salaris, enz. Maar daarmee ga je ervan uit dat de persoon, met wie je eigenlijk nog nooit hebt gesproken, automatisch geïnteresseerd is in wat jij te vertellen en te bieden hebt. Dat kan een verkeerde indruk geven. Te veel informatie kan bovendien ook overweldigend overkomen voor de kandidaat. Houd je tekst daarom kort en simpel.

4. Vergeet de mobiele telefoon niet

Mobiele telefoons zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Veel mensen lezen hun mails op deze toestellen. Om de kans op antwoord te vergroten, moet je er dus voor zorgen dat je mails goed leesbaar zijn op een mobiele telefoon. Stuur jezelf daarom altijd eerst een testbericht: hoe ziet het onderwerp eruit, is de tekst mooi uitgelijnd en duidelijk leesbaar op je scherm?

5. Opvolging

Met bovenstaande tips kan je nu een degelijke mail opstellen en versturen aan je kandidaat. Maar dan komt het: geen reactie. Maar maak je geen zorgen, stilte betekent niet altijd ‘nee’. Iemand kan het te druk hebben om te reageren of heeft misschien wat tijd nodig om erover na te denken. Daarom is een follow-up-mail zo belangrijk. Geef je kandidaat meerdere mogelijkheden om op je rekruteringsmails te reageren.