De kwaliteit van bots gaat met grote stappen vooruit en ook binnen de rekrutering wordt er steeds meer gebruik gemaakt van deze geautomatiseerde tool. Op rekruteringswebsites zien we vooral de opkomst van chatbots, maar er bestaan heel wat meer soorten rekruteringsbots. In onderstaand artikel uit Recruitment Tech Guide 2019 lees je welke soorten rekruteringsbots er bestaan en wat de belangrijkste voor- en nadelen zijn.
Wat zijn bots?
De naam bot komt van robot. Het gaat om een computerprogramma dat autonoom taken kan uitvoeren die normaal door mensen uitgevoerd worden. Enerzijds kan de bots zien als een automatisering van menselijke handelingen, maar ze kunnen omgekeerd ook worden beschouwd als een vermenselijking van de automatisering. De meest gebruikte vorm van bots in de rekrutering (en ook daarbuiten) is de chatbot. In plaats van dat jij als rekruteerder een vraag beantwoordt, wordt dit door een bot gedaan op basis van de antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ: Frequently Asked Questions).
Overnemen rekrutering
Hoewel het gebruik van bots nog in de kinderschoenen staat, heeft deze geautomatiseerde functie het potentieel om heel wat rekruteringstaken over te nemen. Volgens WeAreBrain zouden bots maar liefst tachtig procent van de ‘top-of-funnel’-activiteiten van rekruteerders kunnen overnemen. Voorbeelden daarvan zijn: het verzamelen van informatie over kandidaten, inclusief cv en contactgegevens; rangschikken van kandidaten op basis van kwalificaties; eerdere werkervaring en huidige activiteit in de sector in kaart brengen; stellen van screeningvragen om vroeg in het proces ongekwalificeerde sollicitanten te kunnen uitsluiten; beantwoorden van vaak gestelde vragen over zowel het sollicitatieproces als de job zelf; plannen van interviews met rekruteerders.
Belangrijkste voordelen
- Altijd beschikbaar
Bots kunnen de klok rond werken, ook wanneer de rekruteerder in gesprek is of als een kandidaat ’s nachts vragen stelt. - Oneindig
Een groot voordeel van de bots is dat ze tegelijkertijd met meerdere kandidaten bezig kan zijn. Dit is voor grote organisaties met veel vacatures en kandidaten de ideale oplossing. - Data
Je hebt real time zicht op alle data die de bot genereert en je kan deze gegevens analyseren om meer zicht te krijgen op de kandidaten en het rekruteringsproces. - Meertalig
Je kan de meeste bots meertalig maken, zodat kandidaten kunnen communiceren in hun eigen taal.
Belangrijkste nadelen
- De bot begrijpt je niet
Een bot werkt op basis van voorgeprogrammeerde vragen. Bij een niet gekende vraag of bij tikfouten geeft de bot aan dat hij je niet begrijpt. Dat zorgt voor opschorting of nog erger: een ontevreden gebruiker. - Gesprek wordt niet afgemaakt
Een gesprek starten is geen probleem, maar een gesprek gaande houden blijft moeilijk voor een bot. Bijna de helft van de gebruikers komt niet verder dan de eerste opmerking van de bot, zo blijkt uit Amerikaans onderzoek. En ongeveer vijfentwintig procent haakt af na het tweede bericht. - Tone-of-voice niet op de doelgroep afgestemd
Je kunt een bot verrijken met filmpjes en geanimeerde gif-bestandjes, maar die moeten wel passen bij jou als werkgever of bureau en uiteraard bij de doelgroep. Zorg altijd voor de juiste tone-of-voice. - Geen echt persoon
Het feit dat veel organisaties hun chatbots steeds menselijker willen maken, kan ertoe leiden dat de gebruiker ten onrechte denkt dat hij met een echte persoon aan het chatten is. Laat altijd duidelijk weten dat er met een bot wordt gecommuniceerd.
Soorten rekruteringsbots
We zeiden eerder al dat rekruteringsbots menselijke taken kunnen overnemen. We zetten hieronder de vijf belangrijkste rekruteringsbots op een rij, samen met een aantal voorbeelden.
Chatbots
Je kan een chatbot zien als een geautomatiseerde gesprekspartner, vandaar de samenvoeging ‘chat’ en ‘bot’. Deze chatbots beantwoorden vragen van gebruikers op een website op basis van vooraf geprogrammeerde informatie en artificial intelligence. Een groot voordeel van chatbots is dat ze oneindig veel chats kunnen beantwoorden, zelfs tegelijkertijd. Dit is voor grote organisaties met veel kandidaten dan ook de ideale oplossing. Joboti is een Nederlandse provider op de Nederlandse markt en een veelbelovende internationale speler is het Duitse Jobpal.
FAQ bot
Een veelgebruikte rekruteringsbot is de FAQ-bot. Deze helpt de bezoeker stapsgewijs door bepaalde informatie op de site heen, zoals de veelgestelde vragen. Het voordeel hier is dat wanneer een vraag vaak terugkomt, het al snel duidelijk wordt dat er aan die vraag aandacht aan moet worden besteed. Voorbeelden van FAQ-bots zijn Clare.AI en Twyla. En met BotEngine (geïntegreerd met het veelgebruikte LiveChat, zodat een rekruteerder het gesprek kan overnemen) en het Nederlandse Quriobot (deze gebruiken we bij Recruitment Tech) kan je eenvoudig zelf aan de slag.
Sourcings bot
Sourcings bots kunnen worden gebruikt in de zoektocht naar de juiste kandidaten voor de vacature. Deze bot zoekt op het web naar personen die matchen met jouw vacature of andere zoekwensen. Mya is een handige sourcings bot, die passieve kandidaten opspoort en eventueel ook contact met ze op kan nemen.
Interview bots
De naam Interview bots zegt het eigenlijk al: deze bots nemen een geautomatiseerd interview af, dat kan via video of eventueel telefonisch. Robot Vera is een bot die kandidaten belt en vraagt of ze nog op zoek zijn naar een baan. Daarbij worden de relevante sollicitatievragen gesteld. Deze bot kan ook antwoord geven op vragen van de sollicitant. Ook VCV zoekt online naar kandidaten en belt deze op om vragen te stellen. Eventueel nodigt ze de kandidaat ook uit om een video-interview op te nemen.
Afspraken inplannen
Hier gaat het om een bot die contact opneemt met kandidaten om een afspraak te plannen met de rekruteerder. Zodra een kandidaat voor een bepaald tijdstip heeft gekozen, zal dit tijdstip bij andere kandidaten waarmee de bot op dat moment afspraken aan het vastleggen is, verdwijnen. Paradox ontwikkelde Olivia (rechts), een bot die behalve het plannen van gesprekken met kandidaten ook veelgestelde vragen kan beantwoorden.
