Hoe is het om bij jouw organisatie te solliciteren? Welke ervaring bied je kandidaten die op jouw website op zoek gaan naar vacatures? Misschien denk je dat het wel snor zit. Maar in deze tijden van schaarste moeten werkgevers alles uit de kast halen om werkzoekenden binnen te halen. Een goede candidate experience is hierbij essentieel. Natuurlijk heb jij dit al op orde. Toch?

Verplaats je in de kandidaat

De werkelijkheid is weleens anders. Want hoe beleeft een sollicitant de procedure echt? Meet je de kandidaattevredenheid? En doe je dit alleen aan het eind, of ook tijdens de verschillende fasen van het proces?

Het is waarschijnlijk lang geleden dat je zelf bij jouw bedrijf hebt gesolliciteerd. Weet je nog hoe het voelde? En is er veel veranderd sinds die tijd? Wat zou er gebeuren als je nu zelf daadwerkelijk solliciteert op een vacature en het hele proces van begin tot eind doorloopt? Dit biedt gegarandeerd een schat aan nieuwe inzichten. Inzichten die je kunt gebruiken om nog meer veelbelovend talent te overtuigen om bij jou te werken.

Een kijkje achter de schermen

In de retail en in de horeca is het heel gebruikelijk: om een onthullend kijkje achter de schermen te krijgen, wordt gebruik gemaakt van ‘mystery shoppers’. Zij kruipen als het ware in de huid van een klant en doen zich undercover voor als klant of bezoeker. Ze observeren, communiceren, interacteren en rapporteren over hun ervaringen met een winkel of bedrijf. Organisaties gebruiken deze methode om te onderzoeken hoe klanten worden behandeld en om beter inzicht te krijgen in de complete customer journey: de reis die een klant maakt vanaf het allereerste contactmoment tot en met de aankoop en daarna.

Mystery shoppers maken het de winkelmedewerkers lang niet altijd gemakkelijk. Ze stellen lastige vragen, leiden medewerkers af van hun werkzaamheden en verstoren de dagelijkse routine. Alles om te kijken hoe wordt gereageerd en welke ervaring klanten krijgen in verschillende omstandigheden. Dit geeft belangrijke inzichten in de customer journey. Zicht op wat er goed gaat, welke zaken meer aandacht verdienen en waar nog kansen liggen voor verbetering. Ook in rekrutering kan een vorm van mystery shopping waardevolle inzichten brengen stelt Indeed.

Concurrentie maakt klant koning

In deze tijd van schaarste heeft een kandidaat de vacatures voor het uitzoeken. Er zijn dus veel kapers op de kust in elke fase van de candidate journey. Wist je dat 50% van alle kandidaten halverwege het proces afhaakt? Dit blijkt uit een onderzoek in Noord-Amerika en het Verenigd Koninkrijk.  Hoe zorg je ervoor dat je de aandacht vasthoudt zodat een sollicitant uiteindelijk vol overtuiging kiest voor jouw vacature en voor jouw organisatie?

Hier kan rekrutering veel leren van consumentenmarketing. In een markt met veel concurrentie is de klant koning. Net als de kandidaat. Rol de rode loper uit, leg hen in de watten en zorg dat het hen tijdens de hele reis van kandidaat naar medewerker aan niets ontbreekt. Hoe pak je dat aan?

Een reis door het proces

Volg de kandidaat op de voet tijdens de gehele reis. Stippel het hele traject uit en identificeer elk moment van contact. Kruip in de huid van een kandidaat en kijk door diens ogen naar je hele proces. Neem een bepaald profiel in gedachten en surf naar je website. Vind je meteen een vacature die bij je past? Spreekt de tekst je aan? Krijg je een antwoord op al je vragen? Heb je een duidelijk beeld van de functie en de bedrijfscultuur? Maak aantekeningen en schrijf alles op wat je opvalt, wat je te binnen schiet en wat ontbreekt.

Dan is het tijd voor de volgende stap. Solliciteer op de vacature. Is het proces duidelijk? Weet je meteen hoe je kunt solliciteren? Lukt dat alleen met de desktop of ook op je gsm? Moet je allerlei documenten uploaden? Weet je wat er van je verwacht wordt? Bij wie solliciteer je eigenlijk? En weet je wat je moet doen als je nog vragen hebt? Noteer alle foutjes, ontbrekende zaken, onduidelijkheden en vragen die bij je opkomen. Borrelen er ideeën ter verbetering op? Leg ze vast!

51 klikken en nog steeds bezig

Tel hoeveel klikken er nodig zijn om uiteindelijk te solliciteren en schrap elke overbodige stap in het sollicitatietraject. Hoe meer drempels er zijn en hoe meer handelingen kandidaten moeten verrichten, des te groter de kans dat ze afhaken. In een recent rapport over de kwaliteit van sollicitatieprocessen gebruikte InFlight, een platform voor werknemerservaring, mystery shoppers om inzicht te krijgen in het sollicitatieproces voor softwareontwikkelaars bij Fortune 500 bedrijven. Iedereen weet hoe schaars IT’ers zijn. Je zou dan ook verwachten dat dit talent met open armen wordt ontvangen.

Maar wat blijkt? Gemiddeld moesten kandidaten in het onderzoek 51(!) keer klikken om een sollicitatie te voltooien. En zelfs dan waren ze nog niet klaar; ze moesten nog drie of meer keer op “solliciteer nu” klikken voordat hun sollicitatie eindelijk compleet was. Niet bepaald een vlot proces.

Bekijk elke fase nauwkeurig

De fase direct na de sollicitatie is een touchpoint in de candidate journey die door veel werkgevers en rekruteerders wordt onderschat. De conversie is gemaakt en onbewust hebben ze het gevoel dat ‘de buit’ al binnen is. Niets is minder waar. Wist je dat bij veel kandidaten vlak na de sollicitatie de twijfel toeslaat? En hoe vaak ze het gevoel hebben in een zwart gat te belanden?

Als werkgever is dit hét moment om uit te reiken en te starten met bouwen aan een hechte relatie. En net als in elke relatie is het toverwoord hierbij: communicatie.

Relatievorming

Haal elke vorm van twijfel en onzekerheid weg. Laat meteen weten dat je de sollicitatie hebt ontvangen en hoe blij je bent met de belangstelling. Vertel wat de sollicitant kan verwachten, wanneer je teruggekoppeld, hoe de procedure in elkaar zit en welke tijdlijn hierbij hoort.

Dit is ook een goed moment om te starten met het bouwen aan een wederkerige relatie. Vraag naar de ervaringen van de kandidaat gedurende de reis. Zijn er vragen? Kun je de kandidaat nog ergens mee van dienst zijn? Vraag regelmatig feedback in verschillende touchpoints in de candidate journey. Daarmee laat je zien dat je de kandidaat centraal stelt en het levert je veel waardevolle informatie op waarmee je de candidate journey steeds een beetje beter maakt.

Meer dan woorden

Jij kent je bedrijf als geen ander. Voor jou is alles waarschijnlijk duidelijk en vanzelfsprekend. Maar voor sollicitanten die jouw organisatie nog niet kennen is dat lang niet altijd het geval. Laat zien wie je bent. Vertel het verhaal van jouw bedrijf, als werkgever en als plek om te werken. Doe dit niet alleen expliciet in woorden, maar ook tussen de regels door. Maak gebruik van sfeerbeelden, video’s en laat medewerkers aan het woord. Laat zien wat de impact is van de bedrijfscultuur, de balans tussen werk en privéleven, inclusie en remote werken. Bedenk wat een sollicitant belangrijk vindt bij de keuze van een werkgever en vraag ook kandidaten hiernaar. Deze informatie biedt belangrijke aanknopingspunten om het juiste verhaal te vertellen.

Maak het waar

Wanneer je kijkt naar je rekruteringsproces, ga dan na of het aansluit bij de waarden van je organisatie. Staat bij jouw bedrijf inclusie hoog in het vaandel, is dat dan ook terug te vinden in je proces? De woordkeuze in vacatureteksten bepaalt bijvoorbeeld welke doelgroepen zich aangesproken voelen door de boodschap. Wie dit op een goede manier inzet, kan de diversiteit in de organisatie een aanzienlijke impuls geven. En hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van de website voor sollicitanten met een motorische, zintuiglijke of neurologische beperking?

Candidate journey in kaart brengen

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van touchpoints in het sollicitatieproces. Je kunt er vast nog veel meer bedenken. En dat is een goed idee. Breng de hele candidate journey in kaart, compleet met alle touchpoints en belangrijke momenten. Doorloop vervolgens de hele reis als kandidaat en wees alert op fouten, onvolkomenheden, ontbrekende zaken, verwarrende informatie etc.

Solliciteren kun je leuk maken

Verzamel zoveel mogelijk relevante informatie en gebruik die kennis om de kandidaat een prettige, soepele reis te bieden. Geef de juiste informatie, verleid, wijs de weg, help bij vragen en twijfels, overtuig en verbind. Mystery shopping helpt je om weer met een frisse blik naar je huidige processen te kijken. Maar ook kun je in verschillende fasen van het rekruteringsproces feedback vragen aan echte sollicitanten over hoe zij het traject ervaren, wat hen opviel en welke emoties dit opriep. Daarnaast kun je je laten inspireren door hoe andere werkgevers de candidate journey hebben ingericht. Ga niet voor een quick fix. Het neerzetten van een goede candidate journey is een continu proces. Stel jezelf regelmatig de vraag of er nog zaken zijn die je kunt verbeteren. Maak elke stap in het sollicitatieproces leuk. Rol de rode loper uit, hang de slingers op, laat de muziek klinken en zet de traktaties klaar.